Как рассчитать среднесписочную численность работников

• 14 Августа 2023, 16:25

В целях достоверности предоставления отчетности в ФНС, в т.ч. и в отчетности РСВ рекомендовано использовать прилагаемый пример расчета среднесписочной численности.

Расчет среднесписочной численности работников за истекший год должны представлять все организации и индивидуальные предприниматели, у которых за предыдущие 12 календарных месяцев были оформлены сотрудники.

Итак, среднесписочная численность работников за отчетный год рассчитывается по следующей формуле:

Среднесписочная численность = Сумма среднесписочной численности за каждый месяц (с января по декабрь): 12.

Особенно стоит отметить, что если организация работала отчетный год не полностью, делить нужно все равно на 12 месяцев. При этом полученный результат необходимо округлить (менее 0,5 отбросить, а 0,5 и более округлить до целой единицы).

В среднесписочную численность (ССЧ) включают только работников, для которых ваша компания - основное место работы. Поэтому в нее не попадут внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам.

Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. При этом, даже если сотрудники в организации работали не полный месяц, делить необходимо все равно на полное количество дней этого месяца. При этом полученный результат не округляют.

Списочная численность за выходные и нерабочие праздничные дни равна показателю на предшествовавший этой дате рабочий день. Например, работника, уволенного в пятницу, необходимо включать в расчет за ближайшие субботу и воскресенье.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.

В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам (кто находится на больничном, в командировках или отпусках).

Пример. Расчет среднесписочной численности за месяц

На 01.08.2018 в организации 24 полностью занятых работника. 10 августа одна из работниц ушла в декрет.

Списочная численность работников на 1 - 9 августа (9 дн.) - 24 чел.; на 10 - 31 августа (22 дн.) - 23 чел.

ССЧ за август с учетом округления - 23 чел. ((24 чел. x 9 дн. + 23 чел. x 22 дн.) / 31 дн.).

Сейчас часто встречаются ситуации, когда работодатели переводят часть или даже всех своих сотрудников на неполный рабочий день. В этой ситуации среднесписочную численность таких сотрудников учитывают пропорционально отработанному времени по формуле:

Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц: обычная продолжительность рабочего дня в организации (в часах) x число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Например, при 40-часовой пятидневной рабочей неделе продолжительность рабочего дня будет равна 8 часам (40 часов : 5 дней), при 36-часовой неделе - 7,2 часа (36 часов : 5 дней), а при 24-часовой неделе - 4,8 часа (24 часа : 5 дней).

Пример. В организации установлены восьмичасовой день и пятидневная рабочая неделя. В сентябре 22 рабочих дня. Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками, составляет 244 часа. Среднесписочная численность не полностью занятых работников за сентябрь составит 1,39 чел. (244 ч / (8 ч x 22 дн.)).

В отработанные включаются и рабочие дни, приходящиеся на отпуска и больничные. За каждый такой день учитывайте столько же часов, сколько человек отработал в последний день перед отпуском или больничным.

Таким образом, в случае если в организации имеются сотрудники, работающие полный и неполный рабочий день, среднесписочная численность всех работников за месяц сложится из суммы среднесписочной численности полностью занятых работников за каждый месяц и среднесписочной численности не полностью занятых работников за каждый месяц.

Дополнительно информируем, что за непредставление сведений о среднесписочной численности работников налогоплательщик может быть привлечен к налоговой ответственности в виде взыскания штрафа в размере 200 руб., а должностное лицо к административной ответственности.