Администрация городского округа город Кулебаки
Нижегородской области

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

746  

30 марта 2018 года  

									           № 

Об утверждении Порядка учета архивных документов сектора  архива управления делами администрации городского округа город Кулебаки Нижегородской области	

В целях приведения учета архивных документов в соответствие с Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»,  приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст.39 Устава городского округа город Кулебаки Нижегородской области, администрация городского округа город Кулебаки Нижегородской области  	
п о с т а н о в л я е т: 
1. Утвердить прилагаемый Порядок учета архивных документов сектора архива управления делами администрации городского округа город Кулебаки Нижегородской области.
2. Отделу организации и контроля управления делами (Е.А.Дорофеева) опубликовать настоящее постановление путем размещения на официальном интернет-сайте городского округа город Кулебаки http://кулебаки-округ.рф.  
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации городского округа город Кулебаки Н.В.Кузнецову.    	

Глава администрации  		Л.А.Узякова  	

УТВЕРЖДЕН
постановлением 
администрации городского округа
город Кулебаки
от_30.03.2018г.__№_746_____ 	

Порядок
учета архивных документов сектора архива управления делами администрации городского округа город Кулебаки Нижегородской области	

1. Общие положения
1.1. Порядок учета архивных документов (далее – Порядок) сектора архива управления делами администрации городского округа город Кулебаки (далее - Сектор) разработан в соответствии с приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – Правила). 
1.2. Порядок учета документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся в Секторе, их целевое назначение и требования к ведению, закрепляет последовательность работ по учету документов, подлежащих особому учету: страхового фонда и фонда пользования.
1.3. Учету подлежат хранящиеся в Секторе архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для Сектора, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов. Документы учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения. Полнота и достоверность учета достигается проведением комплекса мероприятий, обеспечивающих строгое соблюдение порядка ведения учетных документов, отражение в них фактического количества, состава и состояния хранящихся в Секторе документов.
1.4. Учет архивных документов ведется как в традиционном, так и автоматизированном режимах.
1.5. Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов.
1.6. Учет документов ведется по основным и вспомогательным учетным документам.
1.7. Учётные документы переплетаются в твердые обложки, листы нумеруются, оформляются обложки и листы - заверители.
1.8. Учётные документы, кроме описей дел, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. 
1.9. Схема учета архивных документов (приложение № 1 к Порядку) в Секторе в графической форме фиксирует порядок учета, закрепляя последовательность действий по учету архивных документов при выполнении определенных видов работ. 

2.	Система учетных документов Сектора

2.1.	В Секторе ведутся документы централизованного государственного учета, основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы.
2.1.1. Документы централизованного государственного учета составляются на основании основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов Сектора. 
2.1.2. К документам централизованного государственного учета относятся: паспорт архива на 1 января года следующего за отчётным, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января года следующего за отчётным;
2.1.2. К основным (обязательным) учетным документам Сектора относятся: книга учета поступлений документов, список фондов, лист фонда, лист учета аудиовизуальных документов, опись дел, документов, реестр описей дел, документов, паспорт архивохранилища,  книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда, дело фонда, лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы;
2.1.3. К вспомогательным учетным документам Сектора относятся: журнал учета описей, книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища пользователям, журнал учета дел, выданных во временное пользование. 
2.1.4. Программным обеспечением учетных баз данных (далее  - БД) и сводных учетных БД для ведения государственного учета документов Архивного фонда РФ в автоматизированном режиме является программный комплекс «Архивный фонд».
2.2. Порядок ведения централизованного государственного учета, формы документов централизованного государственного учета архивных документов Сектора и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - Регламент), утвержденного приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11.
2.3. Состав и формы основных учетных документов Сектора определены Правилами (см. п. 1.1. настоящего Порядка), а также приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – Приказ).

3. Документы централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации 

3.1. Паспорт архива на 1 января 20__г.- для фиксации в масштабе Сектора видового состава и количества единиц хранения/единиц учета документов Архивного фонда РФ, состава научно-справочного аппарата Сектора, условий хранения документов.
3.1.1. Форма паспорта установлена приложением № 1 к Регламенту. Паспорт составляется ежегодно и предоставляется в комитет по делам архивов Нижегородской области (далее - Комитет) в установленные сроки. Второй экземпляр паспорта поступает на хранение в фонд Сектора. 
3.2. Карточка фонда – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов, их нумерации, крайних дат, фиксации изменений в объеме и изменений в названии архивного фонда.
3.2.1. Форма карточки установлена приложением № 2 к Регламенту. Сведения в карточки вносятся сразу после приема архивных дел, документов, фондов. Карточки фондов на впервые поступившие в течение года фонды составляются в двух экземплярах, один экземпляр предоставляется в Комитет в установленные сроки. 
3.3. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20____ г. – для фиксации в масштабе Сектора изменений в составе и объеме фондов с указанием оснований.
3.3.1. Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___ г. установлена приложением № 3 к Регламенту. Сведения составляются по порядку номеров фондов. Название фонда указывается по последней дате поступивших и выбывших документов. Сведения составляются ежегодно в 2-х экземплярах, один экземпляр которых предоставляется в Комитет в установленные сроки.

4.	Основные учетные документы

4.1. Книга учета поступлений документов - для учета каждого поступления архивных документов в Сектор, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания. 
4.1.1. Форма документа установлена приложением № 5 к Правилам. 
4.1.2. В книгу учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Сведения о поступлении документов вносятся сразу после поступления документов. Ежегодно в книгах учета на 1 января подводится итог количества поступивших за год архивных документов.
4.2. Список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших. 
4.2.1. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в Сектор. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов до поступления его архивных документов на хранение. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также «свободные номера» - номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в установленном порядке или включены в состав объединенных архивных фондов, и которые ранее не использовались. Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.
4.2.2 Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав. 
4.2.3 Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.
В список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.
4.3. Лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда.
4.3.1. Форма документа установлена приложением № 28 к Приказу. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
4.3.2. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке. 
4.4. Опись дел, документов - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись. 
4.4.1. Формы документов установлены приложениями № 32-38, 42 к Приказу, приложениями № 7, 8 к Правилам.
При составлении в Секторе описи фотодокументов использовать графы формы описи, установленной приложением № 37 к Приказу, оформлять опись следует согласно форме описи дел постоянного хранения, составленной в Секторе (приложение № 7 к Правилам) (при оформлении описи в верхнем правом углу первого листа описи вместо грифа утверждения организацией необходимо оставлять место для проставления грифа утверждения ЭПМК Комитета, к описи составляется титульный лист и др.). 
4.4.2. При составлении в Секторе описи электронных документов постоянного хранения, в частности при описании цифровых фотографий, использовать графы формы описи, установленной приложением № 42 к Приказу, оформлять опись следует согласно форме описи дел постоянного хранения, составленной в Секторе (приложение № 7 к Правилам). 
4.4.3. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу. На всех экземплярах описи дел, документов поступающих в Сектор, делаются отметки о приеме архивных документов в Сектор.
4.4.4. Описям дел, документов присваиваются учетные номера по листу фонда. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров, за исключением случаев, связанных с рассекречиванием документов. 
4.4.5. В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия. После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включающей единицы хранения/единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения/единиц учета.
4.4.6. Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель. Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения, единиц учета. Сектор должен иметь 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым. 
4.4.7. В случае выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в листе фонда и реестре описей делается соответствующая отметка.
4.5. Реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава.
4.5.1. Форма документа установлена приложением № 44 к Приказу. Сведения в реестр вносятся при поступлении и выбытии описей дел, документов. Ежегодно на 1 января в реестрах описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года, и их общем количестве.
4.6. Паспорт архивохранилища - для суммарного учета архивных фондов, описей и единиц хранения, состояния их хранения  в масштабе конкретного архивохранилища.
4.6.1. С учетом состава и состояния, хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов, показатели видового состава документов в форме паспорта для каждого архивохранилища меняются. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно  на  01 января 20_____ г. (приложение № 2 к Порядку).
4.7. Список фондов, содержащих особо ценные документы – для регистрации имеющихся на хранении в Секторе фондов, содержащих особо ценные документы.
4.7.1. Форма документа установлена приложением № 46 к Приказу.
4.8. Опись особо ценных дел составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел архивного фонда в необходимом для Сектора количестве экземпляров. В описях особо ценных дел за ними сохраняются их прежние четные номера.
4.8.1. Форма документа установлена приложением № 39 к Приказу.
4.9. Реестр описей особо ценных дел - для учета описей особо ценных дел в Секторе.
4.9.1. Форма документа установлена приложением № 3945 Приказу.
4.10. Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования – для учета изменения объема страхового фонда и фонда пользования в единицах учета (отснятых делах) и единицах хранения (микрофишах) за год. 
4.10.1. Форма документа установлена  приложениями № 25, 26 к Приказу.
4.11. Опись страхового фонда - для учета общего объема страхового фонда: отснятых дел, количества кадров и микрофиш. 
4.11.1. Форма документа установлена приложениями № 40, 41 к Приказу. 
4.12. Дело фонда – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, а также характеризующий его количественное и качественное состояние.
4.12.1. Дело фонда ведется на каждый фонд, ему присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда; акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе акты о рассекречивании документов; копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника); инструкции по работе с архивными документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей дел, документов, схемы систематизации архивных документов архивного фонда и др. В дело фонда личного происхождения включаются также сдаточная опись архивных документов, решение ЭПМК Комитета о приеме этих документов в Сектор, договор дарения. Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда. 
4.12.2. Документы дела фонда должны быть подшиты (прошнурованы), пронумерованы с составлением листа-заверителя, заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись, которая по мере включения в дело фонда новых документов дополняется. 
4.13. Лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле.
4.13.1. Форма документа установлена приложением № 3 к Правилам.
4.14. Внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы. 
4.14.1. Форма документа установлена приложением № 11 к Приказу.
4.15. Учетная БД «Архивный фонд» – для обеспечения информационной поддержки учета, ведения централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативного представления сведений о наличии в Секторе документов того или иного фондообразователя.
4.15.1. БД «Архивный фонд» устанавливается на компьютер, технические характеристики которого позволяют обеспечивать качественную работу программного комплекса.
 4.15.2. Копия массива данных «Архивный фонд» (все файлы рабочего каталога DBF) предоставляются ежегодно с годовым отчетом в Комитет.

5.	Вспомогательные учетные документы

5.1. Вспомогательные учетные документы служат основанием для составления паспорта архива и объяснительной записки к нему, позволяют осуществлять систематический контроль за движением единиц хранения и фондов в архиве, своевременностью и правильностью оформления учетных документов, позволяют планировать и организовывать работу по усовершенствованию описей, каталогизации фондов.
В Секторе ведутся следующие вспомогательные учетные документы:
5.2. Журнал регистрации описей дел - для учета всех видов документов, составленных в организациях, количества единиц хранения, утвержденных или согласованных установленным образом. 
5.3. Книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища пользователям – для учета количества единиц хранения и описей дел, выданных пользователям.
5.3.1. Форма документа установлена приложением № 24 к Приказу. Выдача архивных документов, описей дел в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (форма документа установлена приложением № 12 к Приказу). 
5.4. Журнал учета дел, выданных во временное пользование - для регистрации единиц хранения, не находящихся в Секторе и не находящихся временно по закрепленному месту их хранения в архивохранилище.
5.4.1. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование (форма документа установлена приложением № 2 к Приказу).

6. Порядок учета изменений в объеме фондов. 
Акты, на основании которых вносятся изменения в учетные документы, требования к составлению.

6.1. Учет поступления архивных документов в Сектор осуществляется на основании следующих актов:
- акт приема - передачи архивных документов на хранение (Приложение № 9 к Правилам) составляется руководителем Сектора, осуществляющим прием либо передачу архивных документов,  в 2-х экземплярах и подписывается лицами, передающими и принимающими документы, утверждается организацией-сдатчиком и организацией-приемщиком архивных документов, один экземпляр акта с отметкой о внесении изменений в учетные документы включается в дело фонда, другой передается в организацию; 
- акт приема на хранение документов личного происхождения (Приложение № 10 к Правилам) составляется в 2-х экземплярах, подписывается руководителем Сектора, осуществляющим прием архивных документов, утверждается главой администрации городского округа город Кулебаки (далее – Глава администрации) и подписывается владельцем либо собственником документов; один экземпляр акта с отметкой о внесении изменений в учетные документы включается в дело фонда, другой передается собственнику документов. 
6.1.1. Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ (см. п. 6.3 настоящего Порядка).
6.2. Учет выбытия архивных документов из Сектора осуществляется на основании следующих актов:
- акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (Приложение № 11 к Правилам) составляется, подписывается руководителем Сектора и утверждается Главой администрации, акт включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;
- акт о неисправимых повреждениях документов (Приложение № 1 к Правилам) составляется и подписывается руководителем Сектора, передается на рассмотрение ЭПМК Комитета, на основании решения ЭПМК Комитета в акте делается отметка о снятии с учета неисправимо поврежденных архивных документов; архивные документы снимаются с учета распоряжением администрации городского округа город Кулебаки, акт включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;
- акт приема - передачи архивных документов на хранение (Приложение № 9 к Правилам)  (см. пункт 6.1 настоящего Порядка);
- акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение № 2 к Правилам) составляется начальником Сектора, подписывается им, передается на рассмотрение ЭПМК Комитета, на основании решения ЭПМК Комитета в акте делается отметка о снятии с учета документов, пути розыска которых исчерпаны; архивные документы снимаются с учета распоряжением администрации городского округа город Кулебаки, акт включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;
- акт возврата архивных документов собственнику (Форма № 1 к Приказу) составляется начальником Сектора, подписывается им и собственником, утверждается Главой администрации, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;
- акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Форма № 5 к Приказу) составляется, утверждается начальником Сектора, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы.
6.2.1. Архивные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ (см. п. 6.3 Порядка).
6.2.2. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи архивных документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика. 
6.3. Количество архивных документов архива изменяется по результатам проведения следующих видов архивных работ: выверки учетных документов, по итогам которой могут быть выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов; проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой могут быть обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета; реставрации архивных документов, после которой одно дело может быть разделено на несколько дел; описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.
6.3.1. Основанием для внесения изменений в учетные документы и программный комплекс «Архивный фонд» по результатам указанных работ являются:
- акт о технических ошибках в учетных документах (Форма № 4 к Приказу) составляется и утверждается руководителем Сектора, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;
- акт об обнаружении архивных документов (Форма № 6 к Приказу) составляется и утверждается руководителем Сектора, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;
- акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов (Форма № 3 к Приказу) составляется и утверждается начальником Сектора, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы;
- акт описания архивных документов, переработки описей (Форма № 7 к Приказу) составляется и утверждается начальником Сектора, передается на рассмотрение ЭПМК Комитета для согласования, включается в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы.
6.4. Акты нумеруются в деле фонда по видам актов в валовом порядке.

	

Приложение № 1 
к Порядку 

1. СХЕМА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Схема учета поступления документов

Акт приема-передачи архивных документов

Книга учета поступления документов

Список фондов

Реестр описей

Опись дел постоянного хранения и по личному составу

Лист фонда (карточка фонда)

Дело фонда

База данных «Архивный фонд»

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

Паспорт архива

1.2. Схема учета выбытия документов

Акт приема-передачи архивных документов

Список фондов

Реестр описей

Опись дел постоянного хранения и по личному составу

Лист фонда (карточка фонда)

Дело фонда

База данных «Архивный фонд»

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

Паспорт архива

1.3. Схема учета документов при проведении внутриархивных работ

	                                                   Акты внутриархивных работ

Опись дел постоянного хранения и по личному составу

Реестр описей

Лист фонда (карточка фонда)

Дело фонда

База данных «Архивный фонд»

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

Паспорт архива

Приложение № 2 
к Порядку

___________________________________
Название архива

ПАСПОРТ АРХИВОХРАНИЛИЩА 

по состоянию на 1 января___________ года

1. Организация хранения документов

1.1. Местонахождение хранилища
______________________________________________________________________                         

1.2. Помещения хранилища
Тип хранилища	Отопление	Наличие кондиционера	Тип электропроводки	Освещенность 	Общая площадь, м2	
1	2	3	4	5	6	

Протяженность стеллажных полок (пог.м.)	Степень загруженности	Тип стеллажей	Резерв стеллажных полок (пог.м.)	Примечание 	
Проектная 	Действи
тельная 	Проектная 	При однорядном хранении	При двурядном хранении				
1	2	3	4	5	6	7	8	

1.3. Система охраны     ___________________________________________________
1.4. Средства пожаротушения _____________________________________________
					      тип и количество огнетушителей
1.5. Температурно-влажностный режим _____________________________________
					              min и max показатели тем-ры и влажности воздуха
1.6. Санитарно-гигиенический режим ______________________________________
						 проведение уборок, обеспыливания 
1.7. Наличие специального оборудования для хранения документов  ___________     
2. Документы
2.1. Общее количество фондов  ______________________________
2.1.1. Общее количество дел ________________________________
2.1.2. Закартонированные __________________________________ дел
2.1.3. Особо ценные документы фондов _______________________дел
2.2. Страховой фонд и фондов пользования ____________________дел
2.3. Разрешен доступ в хранилище _________________________________

Руководитель архива			подпись					        ФИО
Дата